Bài cuối: Tại sao vẫn cần những cuộc gặp trực tiếp?

Tuy nhiên, tôi tiếp tục đặc biệt coi trọng việc gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp vì hiệu quả vượt trội mà khó có công nghệ số nào có thể mang lại.

>> Bài 1: Lãnh đạo và nhân viên

Sự khác nhau giữa khái niệm gặp gỡ, liên hệ và kết nối

Với các cuộc họp trực tuyến, chúng ta có thể nhấn vào link để nhanh chóng “gặp gỡ”, duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng và nhân viên. Những cuộc gặp này cho chúng ta cảm nhận như không bị hạn chế bởi rào cản không gian và thời gian vì gần như ở bất cứ nơi nào có kết nối internet đều có thể thực hiện được.

Tuy nhiên, duy trì quan hệ không đồng nghĩa hoàn toàn với củng cố và phát triển quan hệ, vốn là mục đích cốt lõi của mọi sự tiếp xúc. Để kết nối đòi hỏi nhiều hơn là một kênh giao tiếp nơi chúng ta nghe được, nói được và được nghe, được nhìn thấy trên không gian mạng ảo. Tại các cuộc gặp trực tiếp, chúng ta có nhiều thời gian và không gian tự nhiên cho những cuộc nói chuyện nhỏ, ngoài lề, không chính thức về các chủ đề khác nhau, nhưng lại chính là xúc tác quan trọng, giúp hiểu hơn đối tác, và giúp đối tác hiểu hơn về chúng ta. Các trao đổi, chia sẻ này góp phần thúc đẩy mối quan hệ cá nhân và cơ hội kinh doanh.

Một cuộc gặp trực tiếp cũng chứng tỏ rằng bạn coi trọng thời gian và công việc kinh doanh của khách hàng bằng cách thể hiện rằng bạn sẵn sàng đầu tư thời gian, công sức trong lịch trình công tác của mình cho họ. Sự trân trọng này chỉ có thể được thể hiện tự nhiên, hiệu quả nhất trong giao tiếp trực tiếp. Nói cách khác, những cuộc “gặp gỡ” trên không gian mạng có chất lượng đường truyền kết nối tốt không đồng nghĩa với chất lượng kết nối trong quan hệ.

Chất lượng giao tiếp trong các cuộc họp trực tuyến đều không thể so sánh với chất lượng cuộc họp trực tiếp về mức độ khuyến khích người tham gia và mức độ nắm bắt đối tượng cùng giao tiếp. Khi giao tiếp trực tuyến (kể cả qua văn bản, email), chúng ta khó có thể phân biệt được giọng điệu, khó nhận biết cảm xúc của đối tác. Chúng ta mất cơ hội hiểu được đối tác do không tiếp cận được các tín hiệu từ ngôn ngữ cơ thể, không “đọc” được những thay đổi tinh tế trong biểu cảm khuôn mặt, giọng nói, cử chỉ và giao tiếp bằng mắt. Vì vậy, sẽ mất cơ hội nắm bắt, hiểu chính xác và kịp thời ý tưởng của người cùng giao tiếp và dẫn đến mất đi cơ hội kết nối, làm giảm hiệu quả của giao tiếp.

Tháng 10/2021, tôi đã dành hơn 10 ngày liên tục cho chuyến công tác đầu tiên sau gần 5 tháng làm việc online tại nhà do dịch Covid-19. Phần lớn thời gian của chuyến đi đều dành cho việc gặp mặt, đàm phán, trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác và gặp gỡ đồng nghiệp, nhân viên.

Họp trực tuyến nhiều khi giao tiếp chỉ có xu hướng một chiều

Các cuộc họp trực tiếp cũng đảm bảo duy trì sự tập trung một cách tự nguyện và tự nhiên nhất của người tham gia. Trong các cuộc họp trực tuyến truyền hình, các thành viên nhóm hướng nội thường có xu hướng chỉ lắng nghe và xử lý thông tin một cách thụ động.

Như đã nói ở trên, hạn chế trong cơ hội tham gia cũng sẽ làm cho một số người nghiêng về phía tiếp nhận, hồi đáp hơn là khởi xướng, cung cấp ý tưởng, thông tin. Điều này dẫn đến khả năng sẽ có một phía chiếm lấy diễn đàn, dẫn dắt cuộc trò chuyện và chỉ đạo thảo luận, và như thế vô tình làm giảm hiệu quả làm việc khi giao tiếp chỉ có xu hướng một chiều.

Khi gặp mặt trực tiếp, hai nhóm tính cách này có thể làm việc cùng nhau hiệu quả, dẫn đến những cuộc gặp gỡ tích cực, chất lượng hơn. Đó là chưa kể khi thực hiện các cuộc họp trực tuyến, người tham gia không hẳn lúc nào cũng thực sự “có mặt” dù cho họ đang trực tuyến/online bởi sự thuận tiện của công nghệ cho phép họ thực hiện đa nhiệm 1 lúc, vì vậy cũng làm giảm tập trung và hiệu quả của cuộc họp. Chỉ khi trực tiếp các bên tham gia giao tiếp mới tập trung năng lượng và dành thời gian tối đa, vì vậy chất lượng giao tiếp cũng được nâng lên.

Nhiều giá trị mà chỉ có giao tiếp trực tiếp mới mang lại

Giao tiếp trực tiếp cho phép giới thiệu cá thể đại diện cho sản phẩm, cho triết lý dịch vụ, cho công ty cùng lúc với giới thiệu sản phẩm. Vì vậy, nó thực sự giúp chuyển tải thông điệp đáng tin cậy, rõ ràng, cụ thể hơn là giao tiếp gián tiếp qua công nghệ. Điều này không chỉ đúng với những mối quan hệ với đối tác mới và cả những đối tác lâu dài, với khách hàng lâu năm. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh liên tục và cạnh tranh bằng nhiều hình thức khác nhau chứ không chỉ vì chất lượng của sản phẩm, những cuộc gặp gỡ trực tiếp là thiết yếu để xây dựng niềm tin với các đối tác.

Giao tiếp trực tiếp là điều kiện, nền tảng gần như bắt buộc để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong các mối quan hệ xã hội bao gồm cả quan hệ trong kinh doanh, đặc biệt ở một số khu vực địa lý mà nhận thức về hiệu quả giao tiếp gắn liền với yếu tố văn hóa dân tộc, địa phương.

Văn hóa Việt Nam và văn hóa của nhiều nước khác trong khu vực Đông Nam Á kể cả Nhật, Trung Quốc, Hàn Quốc, đều chịu ảnh hưởng sâu sắc của giá trị Khổng giáo trong đó niềm tin và tình cảm của người tham gia giao tiếp phụ thuộc rất lớn vào sự hiện hữu vật thể, thực sự của đối tác. Các giá trị giao tiếp được ghi nhận, tôn vinh trong những nền văn hóa này thể hiện rõ cách nghĩ, cách hành xử, xét đoán để tạo dựng niềm tin cần được dựa trên việc trực tiếp nhìn thấy, trực tiếp tiếp xúc với đối phương.

Vì thế, trong khi công nghệ cung cấp sự hỗ trợ không thể phủ nhận và trở thành phương tiện giao tiếp chiến lược, không thể thiếu trong đại dịch. Tuy nhiên, chính giao tiếp trực tiếp mới có thể tạo ra những giá trị tinh thần to lớn, tạo dựng niềm tin khác biệt mà công nghệ không thể nào đem lại, là cơ sở dẫn đến hiệu quả về mặt hợp tác, thể hiện trong hiệu quả kinh doanh bền vững, trong hiệu suất lao động lâu dài.